Impozáns céges évzáró helyszín hotel Vinifera

Céges évzáró helyszín hotel

 

Céges évzáró helyszín ajánlatkérés - Hotel 

Amikor egy hotelben szeretnétek céges évzárót szervezni, a hotelnek több fontos adatot kell megadni ahhoz, hogy árajánlatot készíthessenek. A legfontosabb információk amelyekre a hotelnek szüksége lesz:

Rendezvény dátuma és időtartama: pontos dátum, amikor az eseményt tartani szeretnétek. Az esemény kezdési és befejezési időpontja.

Résztvevők száma: a várható résztvevők száma, beleértve a vendégeket és a céges dolgozókat.

Teremigény: milyen méretű és típusú teremre (pl. konferenciaterem, étterem, bálterem stb.) van szükség, és milyen legyen az elrendezés (széksorok, kerekasztalok, U-alak, stb.)?

Ajánlatkérés

Űrlapunkon megadott elérhetőségei egyikén hamarosan felvesszük Önnel a kapcsolatot.

Név

E-mail

Telefon

Üzenet

Az adatvédelmi nyilatkozatot elolvastam és elfogadom.

Nem vagyok robot!

Kapcsolatfelvétel

Technikai igények: szükség van-e technikai eszközökre? (pl. projektor, mikrofon, hangosítás, világítás) Van-e speciális technikai igény vagy extra felszerelés?

Étkezési igények: szükség van-e étkezésre? (Pl. reggeli, ebéd, vacsora, koktélparti, svédasztal stb.) Van-e speciális étkezési igény (vegetáriánus, vegán, allergénmentes ételek)? Italcsomagokra vonatkozó igények (pl. alkoholos, alkoholmentes italok, kávészünetek).

Szállás igény: szükséges-e szállás a résztvevők számára? Ha igen, hány fő részére és hány éjszakára? Van-e különleges igény a szállás tekintetében (pl. egyágyas szobák, lakosztályok)?

Egyéb szolgáltatások: programok vagy különleges események a rendezvény alatt (pl. élő zene, DJ, különleges dekoráció). Parkolási lehetőségek, transzfer igény a vendégek számára. Hostess szolgáltatás, regisztrációs pult vagy egyéb rendezvényhez kapcsolódó szolgáltatások.

Költségvetés: milyen költségvetési kerettel rendelkeztek a rendezvényre? Van-e preferált fizetési ütemezés (pl. előleg, részletfizetés)?


Ezek az információk segítik a hotelt abban, hogy személyre szabott ajánlatot tudjanak adni, amely megfelel az elvárásaitoknak és a rendezvény igényeinek.

 

Mikor kell leghamarabb lefoglalni a céges évzáró helyszínét egy hotelben?

Egy céges évzáró rendezvényteremének lefoglalását érdemes minél hamarabb megtenni, különösen akkor, ha az esemény az év végén, a karácsonyi vagy szilveszteri időszak környékén van, mert ilyenkor a kereslet rendkívül magas.


6-12 hónappal előre: ha a rendezvényt egy népszerű helyszínen vagy időszakban szeretnétek megtartani (pl. december közepe-vége), akkor érdemes már akár egy évvel előre lefoglalni a termet. Ez különösen igaz nagyobb városokban, ahol a kereslet magasabb.

3-6 hónappal előre: kevésbé zsúfolt időszakokban, vagy ha a helyszín nem annyira keresett, akkor általában elég 3-6 hónappal a rendezvény előtt foglalni.

 

Nem érdemes az utolsó pillanatra hagyni a céges évzáró helyszín foglalását egy hotelben

Last minute foglalások: ha az időpont rugalmas vagy ha kisebb, kevésbé népszerű helyszínt keresel, akkor akár 1-2 hónappal az esemény előtt is lehet még szabad termet találni, de ez már kockázatosabb.

 

Céges évzáró helyszín hotel - mit érdemes figyelembe venni?

Rugalmasság: ha rugalmasak vagytok a dátummal vagy a helyszínnel kapcsolatban, akkor nagyobb eséllyel találtok szabad termet, még rövidebb határidővel is.

Alternatív időpontok: ha a preferált időpont már foglalt, akkor érdemes alternatív dátumokat is megfontolni, például hétköznapokra, amikor kisebb a kereslet.

Közös rendezvények: néha a hotelek és rendezvényhelyszínek több kisebb céget is fogadnak egyszerre, közös rendezvény keretében. Ha nyitottak vagytok erre, akkor ez is egy opció lehet rövidebb határidővel.

Minden esetben érdemes minél hamarabb elkezdeni a keresést és a foglalást, hogy biztosan megtaláljátok a megfelelő helyszínt a kívánt időpontban.

 

Mit kell tudni az étkeztetésről, ha a céges évzáró helyszín hotelben lesz

A céges rendezvényre kérhető catering szolgáltatás függhet attól, hogy milyen a hotel konyhája, valamint attól, hogy a hotel milyen típusú vendéglátóipari szolgáltatásokat tud nyújtani.

Hogyan befolyásolja a hotel konyhája a catering szolgáltatást?

Hotel saját konyhája: a hotel konyhájának kapacitása és specializációja meghatározza, milyen típusú ételeket tudnak biztosítani. Ha a hotel konyhája jól felszerelt és széles kínálattal rendelkezik, akkor valószínűleg képesek lesznek kielégíteni különböző étkezési igényeket, például vegetáriánus, vegán, allergénmentes, vagy nemzetközi konyha ételeket is.

Minőség és frissesség: Egy jó minőségű hotelkonyha gyakran friss alapanyagokkal dolgozik, és magas színvonalú ételeket kínál. Ha a hotel híres a konyhájáról, akkor ez növeli a catering szolgáltatás értékét.

Testreszabhatóság: Egyes hotelek rugalmasan kezelik a menüt, lehetőséget adva a cégeknek, hogy egyedi igények szerint alakítsák ki az ételsort.

Külső catering szolgáltatás: ha a hotel konyhája nem tudja biztosítani a kívánt étel- vagy italkínálatot, lehetőség van arra, hogy külső catering szolgáltatót vegyetek igénybe. Ez azonban attól függ, hogy a hotel megengedi-e a külső beszállítók bevonását, és ha igen, milyen feltételekkel.

Konyhai kapacitás: Ha a hotel konyhája kisebb, vagy nem rendelkezik a szükséges infrastruktúrával, akkor előfordulhat, hogy csak korlátozott catering szolgáltatásokat tud nyújtani. Ilyen esetekben külső catering céget is be lehet vonni, feltéve, hogy a hotel ezt engedélyezi.

 

Céges évzáró helyszín hotel - Étkeztetés speciális igények

Diéták és allergiák: ha a résztvevők speciális diétát követnek vagy allergiáik vannak, a hotel konyhájának fel kell készülnie ezek kezelésére. Egyes hotelek különleges diétákhoz is tudnak alkalmazkodni, míg másoknak erre nincs kapacitása.

Nemzetközi konyha: ha egy cég nemzetközi vendégeket is meghív, előfordulhat, hogy a hotel konyhájának képesnek kell lennie különféle nemzetközi ételek elkészítésére.

 

Céges évzáró helyszín hotel - egyéb szempontok

Árak: a hotel konyhája által nyújtott catering szolgáltatások árazása változhat a konyha minőségétől és a szolgáltatás színvonalától függően.
Szolgáltatások: a catering mellett a hotel biztosíthat további vendéglátó szolgáltatásokat is, például bárt, kávészüneteket, vagy éjféli snackeket.


Mindenképpen érdemes előre tisztázni a hotel konyhájának képességeit, és ha szükséges, kérdezzetek rá, hogy milyen lehetőségek állnak rendelkezésre a kívánt catering szolgáltatások biztosítására.